';

Neuvottelu

Neuvottelu on vuorovaikutuksellinen keino ratkaista erimielisyys. Neuvottelu tähtää osapuolten yhteisymmärrykseen, joka syntyy joko kompromissin tai muun sopimuksen avulla. Neuvottelussa vältetään riitelemistä. Onnistuneen neuvottelun lopputuloksena syntyy sopimus. Epäonnistunut neuvottelu johtaa järeämmän riidanratkaisukeinon käyttöön.

Menestyvä neuvottelu perustuu osapuolten yhteistyökykyyn, tasapuolisuuteen ja yhteiseen tavoitteeseen pääsemiseen ylläpitämällä yhteistyötä myös jatkossa. Onnistunut neuvottelu yleensä edistää myös osapuolten tulevaisuuden yhteistyötä, minkä järeämpi riidanratkaisukeino (kuten oikeudenkäynti) voi kokonaan päättää.

Riidanratkaisukeinona neuvottelulla on yleensä tarkoitus välttää välimiesmenettely ja oikeudenkäynti kokonaan. Välimiesmenettely ja oikeudenkäynti voivat olla hyvin raskaita ja pitkäkestoisia riidan arvo ja muut seuraukset – mm. osapuolten yhteistyön päättyminen – huomioon ottaen. Neuvottelu kannattaa melkein aina jokaisen osapuolen näkökulmasta. Ainoastaan kun halutaan lopullinen ratkaisu riitaan kannattaa neuvottelun sijasta hakeutua vaihtoehtoisesti joko välimiesmenettelyyn tai oikeudenkäyntiin.

Neuvottelu eroaa sovintomenettelystä siinä ettei neuvottelussa ole kolmatta, ulkopuolista henkilöä ohjaamassa keskustelua. Osapuolet ovat täysin oman kommunikaatiotaitojensa ja tilannearvionsa varassa.

 

1. Yleistä

Neuvottelun ylivoimaisena etuna on sen halpuus, joka johtuu siitä, ettei kolmas osapuoli lisää palkkionsa verran kuluja (sovittelija, välimies) tai määrää kestosta ja kulujen jakautumisesta (tuomari). Toisena hyvänä puolena voidaan nähdä nimenomaan neuvottelukumppaneiden mahdollisuus vaikuttaa kaikkeen oli se sitten neuvottelun järjestäminen tai lopputulos. Kun osapuolet voivat vaikuttaa lopputulokseen, se ei ole koskaan täysin ennalta arvaamaton.

Neuvottelun haittana on pitkittynyt menettely, joka junnaa paikallaan ja riitaa ei saada ratkaistua, jolloin kaikki neuvottelemiseen käytetty aika on ajantuhlausta. Toinen haittapuoli on lopputulos, joka on uusi sopimus. Varsinkin sopimusrikkomustilanteissa voidaan nähdä huonona se, että syntyy taas sopimus, jonka noudattamisesta ei ole takeita varsinkin, kun edellinen sopimus aiheutti erimielisyyksiä ja sopimusrikkomustilanteita.

 

 

2. Neuvottelun eteneminen

a. Valmistautuminen

Hyvä neuvotteluun valmistautuminen lyhentää erimielisyyden jatkumisen ja ajantuhlausta itse neuvottelujen aikana. Hyvä valmistautuminen antaa itsevarmuutta, helpottaa ison kuvan huomioimista sekä auttaa pitämään omat tavoitteet ja mahdollisuudet mielessä neuvottelujen aikana.

Hahmota riidan keskeiset faktat ja ole kartalla omasta tilanteestasi
Ole selvillä siitä mistä erimielisyydessä on kysymys ja kuinka tilanteeseen on päädytty. Muista erityisesti ottaa huomioon oman organisaatiosi säännöt ja käytännöt, jotka voivat vaikuttaa siihen kuka voi neuvotella ja mistä voidaan neuvotella. Älä käytä aikaa sellaiseen mikä ei neuvottelemalla ratkea. Hahmota mikä on paras mahdollinen lopputulos organisaatiollesi ja missä asioissa voit joustaa tai tulla vastaan, jotta kompromissiratkaisu olisi mahdollinen.

Analysoi BATNA
Yksi tärkeimmistä neuvottelun elementeistä on ymmärtää ns. BATNA (Best alternative to a negotiated agreement) eli suomeksi paras vaihtoehto neuvotellulle sopimukselle. Neuvottelun parhaimpia valttikortteja on tietää milloin neuvottelu kannattaa lopettaa kannattamattomana ja parempi ratkaisu on saatavissa halvemmalla ja varmemmin jostain muualta. Pitkittynyt neuvottelu on ajan- ja rahanhukkaa, jos yhteisymmärrykseen ei päästä tai toisen strategia voi olla pitkittämällä välttää riidanratkaisu. BATNA voi olla hyvin luovakin tapa ratkaista ongelma tai yksinkertaisesti juridisesti vahva tapaus oikeudessa. Neuvottelujen aikana BATNA auttaa pitämään katseen omassa tavoitteessa ja analysoimaan tilannetta neuvottelujen edetessä ja tiedon lisääntyessä toisen osapuolen asemasta.

Määritä aikataulu
Aikataulun määrääminen on tärkeää, jos erimielisyys halutaan ratkaista nopeasti. Neuvotteluille kannattaa aina määritellä takaraja oli se sitten neuvottelujen alkamista koskeva aikaraja tai päivämäärä, johon mennessä sopimukseen on päästävä tai siirrytään toiseen tapaan ratkaista ongelman.

Neuvottelukumppanien analysointi
Tämän lisäksi itse käyttäisin muutaman hetken sen määrittelemiseen millaisten ihmisten kanssa neuvottelu tullaan käymään. Ihmisten neuvottelukäyttäytyminen voidaan jakaa karkeasti neljään eri tyyliin: ensimmäinen on leppoinen neuvottelija, jolle ihmis- ja liikesuhteiden ylläpitäminen on tärkeää, mutta oman edun tavoitteluun ei suhtauduta agressiivisesti (nallekarhu). Toinen tyyppi on täysin vastakkainen neuvottelija, joka hakee agressiivisesti omaa etuaan välittämättä juuri ollenkaan ihmis- ja liikesuhteista (hai). Kolmas tyyppi on neuvottelija, joka on passiivinen. Omaa etuaan ei tuoda esille, mutta ei ihmis- ja liikesuhteistakaan juuri uskalleta edistää (strutsi, pää maan sisällä). Neljäs on kolmannen tyypin vastakohta eli neuvottelijalla on hyvät ihmissuhde taidot, joiden avulla omaa etua voidaan edistää edistämällä neuvottelukumppanin etua (jotkut kutsuvat kissa-tyypiksi hyvän sopeutumistaidon takia).1

 

b. Alkukeskustelu

Tutkimusten mukaan kohtelias, hyviä suhteita edistävä keskustelu ja toiseen tutustuminen aluksi parantaa neuvottelujen lopputulosta huomattavasti.

Keskustelun tarkoitus on tuoda esille se kuinka osapuolet näkevät tilanteen neuvottelujen aluksi: missä ollaan ja mihin mennään. Keskustelun keskeisimpiä taitoja on aktiivinen kuuntelu, kysymysten esittäminen ja selventäminen. Älä oleta tietäväsi kaikkea tai saavasi kuulla kaikkea tarpeellista neuvottelun aluksi, mutta vältä liikaa puhumista sen kustannuksella, ettei kuule tai ymmärrä toista. Älä hyppää suoraan tarjoamaan jotakin, jos toinen ei ole edes ehtinyt tehdä omaa näkökantaansa selväksi.

Esitä tarkentavia kysymyksiä ainakin niistä kohdista, jotka tuntuvat olevan neuvottelukumppanini tärkeysjärjestyksen yläpäässä. Voi olla järkevää ottaa muistiinpano neuvottelun aluksi, jotta varmasti muistaa kaikki omat huomiot toisen näkökulmasta tai pyytää myöhemmin selvennystä jostain asiasta. Tärkeysjärjestyksen hahmottaminen tässä vaiheessa voi olla hyvin tärkeää, jos erimielisyys on hyvin vaikeaselkoinen tai monimutkainen ja ratkaisu tulee vaatimaan useita käytännön toimenpiteitä, kuten esimerkiksi rakentamisessa.

Muista myös aina varmistaa, että neuvottelukumppanilla on tarpeeksi valtaa hyväksyä uusi sopimus, jos yhteisymmärrykseen päästään.

 

c. Win-win -neuvottelu

Neuvottelun keskeisin vaiheen tarkoitus on selvittää, millaisella lopputuloksella molemmat puolet tulevat hyötymään.

Neuvottelujen tarkoitus on päästä edes jossain määrin molempia osapuolia tyydyttävään, hyvään ratkaisuun, jolla vältetään välimiesmenettely tai oikeudenkäynti. Toisin sanoen molempien osapuolten on hyödyttävä neuvottelun lopputuloksesta edes oikeudenkäyntikulujen verran.

Tehokkaiden vaihtoehtojen tarjoaminen on hyödyllistä, koska osapuolet jäävät helposti jumiin yhteen neuvottelun osa-alueeseen: hintaan. Ymmärtämällä niitä seikkoja, joita toinen osapuoli arvostaa paljon, mutta joissa voit itse tulla helposti vastaan (helpot kompromissit), antaa mahdollisuuden sinulle tarjota jotain sellaista mikä auttaa neuvottelun etenemistä ja välttää jumiutumista.

 

 

d. Sopimus

Avoin mieli ja hyvä käsitys toisen osapuolen intresseistä on tärkeää sopimukseen pääsemiseksi. Sopimusta ei voi edes syntyä, jos kaikkien osapuolten näkemyksiä ja intressejä ei ole käsitelty tai niistä neuvoteltu.

 

e. Sopimuksen toimeenpano

Sopimuksen kestävyyttä auttaa, jos siihen on neuvoteltu erityisiä päivämääriä, tapaamisia tai riidanratkaisulausekkeita. Päivämäärät edistävät projektin etenemistä ja hallintaa. Tulevaisuuden tapaamiset taas auttavat osapuolia pitämään kiinni omista tavoitteistaan ja pitämään sopimus- ja yhteistyökumppanin käytännössä mukana siitä, missä mennään.

Mikäli edellisestä sopimuksesta on uupunut riidanratkaisulauseke, se voi olla järkevää lisätä uuteen sopimukseen. Riidanratkaisulausekkeella tarkoitetaan kohtaa, jossa päätetään miten (yleensä sovittelu tai välimiesmenettely – jos ne uupuu niin keinoksi jää yleensä neuvottelu ja oikeudenkäynti) ja minkä lain nojalla uudesta sopimuksesta syntyneet riidat ratkaistaan. Joskus riidanratkaisulausekkeita kutsutaan ns. keskiyönklausuuleiksi – kun osapuolet ovat pitkien neuvottelujen päätteeksi päässeet onnistuneeseen sopimukseen, he helposti unohtavat neuvotella mahdollisesti tulevista riidanratkaisukeinoista. Lisäksi jos osapuolet ovat eri maista, on hyvin tärkeää sopia siitä, minkä valtion lakia sovelletaan sopimukseen.

 

3. Jos neuvottelu epäonnistuu

Neuvottelu epäonnistuu jos osapuolet jäävät jumiin jonkun kysymyksen kodalla tai yleisemmin toisella osapuolella ei ole varaa tai resursseja tulla enempää vastaan. Neuvottelujen epäonnistuminen on ihan mahdollista ilman, että se oli kenenkään osapuolen syy. Tällöin voi olla ajan- ja kulujen säästämiseksi järkevää siirtyä välimiesmenettelyyn tai oikeudenkäyntiin.

Sovintomenettelyyn kannattaa hakeutua, jos yhteisymmärryksen löytäminen on edelleen mahdollista ja liikesuhteita halutaan tai niitä on pakko jatkaa.

Jos on epäilystä, että neuvottelukumppani ei pystyisi maksamaan riidan kuluja, vaikka todennäköisesti häviäisi asian välimiesmenettelyssä tai oikeudenkäynnissä, kannattaa harkita neuvottelujen jatkamista tai sovintomenettelyä ja varautua suurempaan kompromissiin.

4. Viimeisimmät artikkelit: Neuvottelu